Spørgsmålet om, hvorvidt man skal fremstille eller købe, udgør et væsentligt dilemma for mange virksomheder. Når den globale konkurrence ydermere tvinger dem til at reevaluere eksisterende fabrikation, processer, teknologier og serviceydelser for at kunne fokusere på strategiske aktiviteter, bliver spørgsmålet endnu vigtigere. Som om det ikke var komplekst nok, har virksomhederne begrænsede ressourcer; de har måske slet ikke råd til at huse alle disse aktiviteter!
Dette har resulteret i en øget bevidsthed om vigtigheden af beslutningen om "make-or-buy": Det dilemma, som organisationer er stillet over for, når de skal vælge mellem at varetage teknologier og processer internt eller købe sig til dem fra en ekstern leverandør. Det er sandsynligt, at evnen til at træffe sådanne beslutninger på struktureret og rationel vis vil øge en virksomheds samlede ydeevne.
Når det gælder et eProcurement-initiativ, giver spørgsmålet om "make-or-buy" næsten sig selv. Tilbage står spørgsmålet om, i hvilken grad det samlede eProcurement-initiativ skal outsources.
Kun ganske få virksomheder har haft held med at klare alting internt - fra programinstallation og -vedligeholdelse, change management og vellykket indførelse til leverandørstyret vedligeholdelse af elektroniske kataloger – og endnu færre vil vel kunne påstå, at den samlede omkostning (TOC) ville have været højere, hvis de havde outsourcet et eller flere elementer af eProcurement-initiativet til en partner eller en serviceudbyder.
De vigtigste områder, der skal analyseres med henblik på outsourcing eller "make-or-buy"-beslutninger, kan inddeles i fire grupper:
På markedet er der en klar tendens til, at aktivering af leverandører, finpudsning af indhold og katalog-hosting bliver outsourcet. Det skyldes, at disse områder for de fleste virksomheders vedkommende ikke er kerneaktiviteter; det er derimod operationelle indkøbsprocesser og behovet for back-end-integration, der er stridens omdrejningspunkt. De parametre, der bør tages op til overvejelse i den forbindelse, er:
- Den samlede omkostning
- Programfunktionalitet og behov i forbindelse med forretningsprocesser
- Implementering og vellykket indførelse
Den samlede omkostning
Da eProcurement for mange organisationer stadig er et relativt ukendt fænomen, er udgifterne forbundet med implementering og vedligeholdelse af en komplet løsning ofte svære at beregne, eftersom organisationerne ikke har historiske data, benchmarks eller forudgående viden til rådighed. Indsatsen forbundet med aktivering af leverandører og kataloghåndtering bliver meget ofte undervurderet, men udgifterne vil være anseelige, da store mængder data samt interne og eksterne parter er involveret i denne proces.
§ Programfunktionalitet og behov i forbindelse med forretningsprocesser
Den grundlæggende funktionalitet i de fleste programmer til operationelt indkøb er glimrende på det niveau, der drejer sig om workflow og understøttelse af forretningsdokumenter, men det er understøttelse af andre afkaldsmetoder, der udgør dén store forskel, som virksomheder bør være på udkig efter. Afkaldsfunktionaliteten eller evnen til at understøtte indkøb af forskellige varer via systemet får stor indflydelse på projektets afkastningsgrad, da kun 30-50 procent af indkøbene kan ordnes ved hjælp af dét elektroniske standardkatalog, der følger med de fleste eProcurement-programmer. Systemerne skal mao. understøtte ikke bare kontorartikler, men også serviceydelser, rådgivning, markedsføring, tryk og andre varer, der ikke kan håndteres via et e-standardkatalog. Disse varer kræver understøttelse af eForms, produktpakker, Freetext-bestilling, elektroniske anmodninger (RFQ) etc. Anvendelsen af disse afkaldsmetoder muliggør ikke bare det at fange en større del af indkøbsmængden i systemet, men fører også til øget systemudnyttelse og en minimering af "maverick buying", hvilket tilsammen medfører væsentlige besparelser.
§ Implementering og vellykket indførelse
Er der tilstrækkeligt med ressourcer og viden i organisationen, eller er der behov for eksterne ressourcer? En eProcurement-implementering og -indførelse vil være en førstegangsforeteelse for de fleste organisationer. Derfor vil ekstern assistance spare en masse tid og penge i implementeringsfasen – men evnen til at forestå indførelsen er lige så afgørende og bliver ofte fejlvurderet, hvilket medfører, at implementeringsfejl ikke bliver rettet i pilotfasen. Hvis leverandørkataloger og understøttelse af forskellige afkaldsbehov mangler, medfører det, at systemet bliver brugt mindre, og at indførelsen vil gå langsommere. Dette vil påvirke afkastningsgraden (ROI) i negativ retning, da en stor del af det samlede projektbudget allerede er blevet brugt i pilotfasen.
Fordele og ulemper i forbindelse med "make-or-buy"-beslutninger er skitseret nedenfor:
