Strategisk indkøb af komplekse kategorier

Når det gælder eSourcing, er et af de mest almindelige spørgsmål fra køberne, hvorvidt eSourcing kan understøtte strategisk indkøb af komplekse kategorier. Svaret er enkelt: Strategisk indkøb af komplekse kategorier kan gøres mindre indviklet ved brug af eSourcing!

Hvor godt understøtter eSourcing strategisk indkøb af komplekse kategorier? Før vi kommer nærmere ind på dette emne, bliver vi nødt til at definere, hvad der ligger i ordet "kompleks". Grundlæggende har vi at gøre med to typer kompleksitet afhængig af, hvorvidt vi anlægger et makro- eller et mikroperspektiv på kategorien.

Christer Hallqvist, co-founder and senior sourcing consultant, IBX Source

Makro- eller mikroperspektiv

Makroperspektivet drejer sig om egenskaberne ved en bestemt kategori eller et bestemt vareområde på forsyningsmarkedet. Alle, som har udført en positioneringsøvelse for et vareområde ved hjælp af Kraljic Matrix, ved, at et komplekst forsyningsmarked befinder sig på højre side af matrixen (strategiske emner og flaskehalsemner).

Mikroperspektivet handler i højere grad om egenskaberne ved den pågældende kategori eller det pågældende vareområde end om selve forsyningsmarkedet. Når man betragter kompleksiteten på dette niveau, bliver man let overrasket over, at næsten alle kategorier har udviklet en temmelig høj grad af kompleksitet. Det siger sig selv: Det er meget usædvanligt at definere vore dages operationelle indkøbsaftaler generelt som blot et par emner, der er relevante for en bestemt lokalitet, og som kun indeholder et simpelt priselement. Der er mange grunde til, at dette er så indlysende. Nedenfor ses eksempler på nogle af de væsentligste faktorer:

• Branchespecialisering: Generelt opnår virksomheder en højere status i værdikæden ved at koncentrere deres færdigheder i en begrænset del af værdikæden for bedre at kunne konkurrere. Alene denne faktor vil uvægerligt bevirke en endnu større afhængighed af deres forsyningsbase. De fleste virksomheder indkøber i dag for mere end 50 procent af deres samlede budget. Man kunne kalde det “leverandørrelationskompleksitet”.
• Produktspecialisering: Som følge af branchespecialiseringen tilbyder leverandører også deres slutprodukter på mere systematisk vis frem for som enkeltprodukter. I mange tilfælde medfølger der en kombination af produkter og serviceydelser. Dette kunne man kalde en “samlings-” eller “købsniveaukompleksitet”.    
• International/geografisk spredt drift: De fleste virksomheder har afdelinger spredt ud over et større område. For store guldrandede virksomheder er international drift en naturlighed, som afføder et forsyningsbehov, der fordeles ud over de forskellige lokaliteter. Hvis man vil samle en virksomheds købekraft, bliver man nødt til at tackle denne kompleksitet ved hjælp af f.eks. mængdeaggregering og samarbejde på tværs af landegrænser. Dette kunne man kalde “informations-” og “samarbejdskompleksitet”. 
• Bud på udlicitationer: For kategorier med bud på udlicitationer som strategisk indkøbsstrategi (og det gælder vel de fleste) er den afgørende faktor ved etableringen af et ægte konkurrencebetonet miljø at sikre sig en omfattende liste over leverandørkandidater. Derved øges sandsynligheden for at købe til den rigtige markedspris markant. Den typiske offlinelicitationsproces er imidlertid manuel og krævende. Desuden er der en række åbenlyse begrænsninger, hvad databehandling (der ofte udelukkende sker i Excel) angår, hvorfor man benytter den typiske kanaliseringstilgang til at reducere databehandlingens kompleksitet. En væsentlig bivirkning er, at strategien med at byde på licitationer gradvist bliver mindre konkurrencebetonet. Man kunne kalde det “databehandlingskompleksitet”. 
• Analyse/evaluering: For at forstå, hvad der driver omkostningerne i vejret for en specifik kategori, skal der indhentes en række omkostningselementer fra leverandørerne. Det kan dreje sig om forskellige leveringsbetingelser (Ex, DDU,DDP etc.), omkostningsanalyse af produktprissætning, trinvist stigende priser, mængderabat fra leverandører, nettoberegninger af aktuel værdi af kapitaludgifter, TCO-modeller, geografisk effekt etc. Det er ikke svært at føje flere dimensioner til listen, men pointen er, at alene med ovennævnte vil det være næsten umuligt at foretage en ordentlig evaluering og analyse med Excel som eneste hjælpemiddel. Man kunne kalde dette “analysekompleksitet”.   

Tilbage til det oprindelige spørgsmål om, hvordan eSourcing kan understøtte strategisk indkøb af komplekse kategorier.

Set i et makroperspektiv vil eSourcing ikke automatisk skabe et mindre komplekst leverandørmiljø, der kun består af et par levedygtige leverandører. Dog er det vigtigt at fremhæve nogle spørgsmål, det kunne være interessant at tage op til overvejelse:

• Køber vi dette produkt/denne serviceydelse på det korrekte indkøbsniveau? Bør vi undersøge, om det kan betale sig at  indkøbe dette produkt på trin 2-niveau (komponentniveau) i stedet for på trin 1 (systemniveau) som nu? Hvis dette virker hensigtsmæssigt, kan forsyningsmarkedets kompleksitet i visse tilfælde nedbringes markant.
• Hvornår lanceres næste generation af vores produkt? Det er vigtigt at understrege muligheden for at indkøbe et kritisk produkt, mens der stadig eksisterer en vis grad af fleksibilitet set ud fra et strategisk indkøbsperspektiv. For mange råmaterialeprodukters vedkommende bliver man nødt til at anvende forskudsindkøbsår før den faktiske lanceringsdato, så man kan nå at teste og godkende produktet. Dette er meget udbredt inden for motorindustrien.
• Begrænser vore nuværende specifikationer på nogen måde vores konkurrenceevne? Det kunne f.eks. være tilfældet i forbindelse med leverandørers intellektuelle ophavsrettigheder (IPR), patenterede materialer i produktet etc. Hvad sker der i så fald, hvis vi bruger en anden teknologi i stedet?     

Set ud fra et mikroperspektiv, som også tager udgangspunkt i bud på udlicitationer, er eSourcing ekstremt velegnet. Der er dog nogle funktioner, der ikke almindeligvis deles af alle tilgængelige eSourcing-leverandører på markedet, og dét er afgørende for en vellykket reduktion af de kompleksitetsdimensioner, der blev skitseret ovenfor. Læg særlig mærke til følgende funktioner:

§         Mulighed for oprettelse af fleksibelt budfelt (køberen definerer – leverandøren svarer). Det er vigtigt at være i stand til at afspejle alle de budfelter, der har været brugt (eller som man ønsker at bruge) til en specifik kategori. Det bør afgjort være mere end et simpelt budfelt, hvor man blot kan angive valuta. Det kunne være relateret til markedsføringstid (heltals- eller decimaltype), ja/nej-spørgsmål til separate originalprodukter fra erstatningsprodukttilbud, tekstbudfelter til en leverandørs varereferencenummer etc.

§         Beregning af samlede omkostninger. De mere avancerede eSourcing-programmer leveres med formelfunktionaliteter, der ligner dem i Microsoft Excel (med operatorer og logiske og matematiske funktioner) til budfelterne. Derfor er det muligt at foretage de samme beregninger af de samlede omkostninger som altid.

§         Introduktion af optimeringsfunktionalitet til træfning af beslutninger har været et paradigmeskift for køberne, fordi det gør dem i stand til gennemføre analyser på et par timer i stedet for dage eller endda uger som førhen. Man kan også inkorporere udvælgelseskriterier, leveringsrestriktioner og optimeringsscenarier med “hvad nu hvis”-analyser, når man opererer med flere restriktioner såsom mængder, delt optimering, antal leverandører, leverandørspecifikke omkostninger (f.eks. engangsbeløb for montering af værktøjsmaskiner, udgifter ved leverandørskift, antal leverandører, yderligere kommercielle incitamenter såsom trinvist stigende priser, samlede bud, mængderabat fra leverandører etc.) Som følge heraf leveres et optimeret resultat, og kompromiserne forbundet med bestemte restriktioner vil let blive opvejet, hvilket er forudsætningen for en faktabaseret optimering.   

§         Grundlæggende for opnåelse af bedre resultater med eSourcing er evnen til at håndtere et stort antal leverandører gennem hele den strategiske indkøbsproces. Rent faktisk er det lige så svært (eller lige så let) at håndtere én leverandør, som det er at håndtere 50 på samme tid. Alle data bliver samlet i et ensrettet format, og selv en offlineanalyse i f.eks. Excel er let at eksportere fra programmet - og så er der alle de avancerede optimeringsfunktioner online.     

Kort sagt er eSourcing ekstremt velegnet til at understøtte strategisk indkøb af komplekse kategorier, og mulighederne øges endda proportionelt med antallet af emner, leverandører, budfelter og restriktioner. Begivenheder med adskillige tusinde specificerede emner, 30-50 deltagende leverandører, 5-15 forskellige budfelter og 10-20 restriktioner, der kan håndteres samtidig, er ikke usædvanlige. En ny epoke for købere har i den grad set dagens lys!