Upphandling av komplexa kategorier
När det gäller elektronisk upphandling är en av de vanligaste frågor som ställs av inköparna om det finns funktioner för komplexa kategorier. Svaret är kanske förvånande - upphandling av komplexa kategorier blir faktiskt enklare med elektronisk upphandling.
Christer Hallqvist, co-founder and senior sourcing consultant, IBX Source
Hur väl hanterar elektronisk upphandling komplexa kategorier? Om vi ska kunna utveckla resonemanget kring det här ämnet måste vi först definiera vad komplex betyder. Om vi ska hårddra det finns två olika typer av komplexitet, beroende på om vi tillämpar ett mikro- eller makroperspektiv på kategorin.
Makro- eller mikroperspektiv
Makroperspektivet är relaterat till karaktärsdragen i leverantörsmarknaden för en särskild kategori eller upphandlingsgrupp. Alla som har positionerat upphandlingsgrupper med Kraljic-matrisen känner till att en komplex leverantörsmarknad ligger till höger i matrisen (strategiska artiklar och flaskhalsartiklar).
Mikroperspektivet är mer kopplat till karaktärsdragen för kategorin eller upphandlingsgruppen, snarare än själva marknaden. När komplexiteten på den här nivån undersöks upptäcker man till sin förvåning att i stort sett alla kategorier har utvecklat en relativt hög grad av komplexitet. Det säger sig självt: i dag är det mycket ovanligt att upphandling rör sig om bara några få artiklar på en specifik plats med ett enkelt priselement. Det finns många anledningar till denna utveckling.. Några av de viktigaste faktorerna tas upp nedan:
- Branschspecialisering: Företagen tenderar i allmänhet att klättra uppåt i värdekedjan och koncentrera sina kunskaper till en begränsad del av kedjan för att hävda sig i konkurrensen. Det gör i sin tur att de blir än mer beroende av sin leverantörsbas. De flesta företag har i dag inköpskostnader som uppgår till 50 procent eller mer, av deras totala utgifter. Det kan benämnas som komplexa leverantörsrelationer.
- Produktspecialisering: Som en följd av branschspecialiseringen erbjuder leverantörer slutprodukter i olika system, snarare än separata produkter. I många fall ingår de i paketerbjudanden med flera produkter och tjänster. Det kan benämnas som paketerbjudanden eller komplexitet på inköpsnivån.
- Internationell/utspridd verksamhet: En majoritet av företagen bedriver verksamhet på flera platser. För stora teknikföretag är internationell verksamhet naturlig och medför att beställningar kan fördelas på olika platser. Om man vill analysera ett företags köpkraft måste man titta på sådana komplexa faktorer som koncentration av volymer och samarbete över gränser. Det kan benämnas som komplexitet i informationen och samarbetet.
- Konkurrerande budgivning: I kategorier med upphandlingsstrategin konkurrerande budgivning (vilket bör vara en majoritet) är det viktigast att fastställa en omfattande lista över leverantörskandidater, för att en miljö med sund konkurrens ska kunna upprättas. Det ökar sannolikheten att få ett korrekt marknadsmässigt pris. Den typiska anbudsprocessen offline är manuell och arbetskrävande och har tydliga begränsningar i databehandling (görs ofta endast i Excel) där en vanlig "trattmodell" används till att minska komplexiteten i databehandlingen. En allvarlig sidoeffekt är att den konkurrerande budgivningsstrategin sakta omvandlas till en mindre konkurrensutsatt sådan. Det kan benämnas som komplex databehandling.
- Analys/utvärdering: För att vi ska kunna förstå vad som påverkar kostnaderna i en specifik kategori måste vi hämta in olika kostnadselement från leverantörerna. De kan vara relaterade till olika leveransvillkor (t.ex. DDU, DDP o.s.v.), nedbrutna kostnader för prissättning, differentierad prissättning, volymrabatter, nettovärdesberäkningar för stora utgifter, modeller för totalkostnad, geografisk påverkan etc. Det är inte svårt att lägga till ytterligare dimensioner till denna lista, men poängen är att bara med de faktorer som nämnts ovan är det nästan omöjligt att göra en ordentlig utvärdering om Excel är det enda analysverktyget. Det kan benämnas som komplexa analyser.
Nu tillbaka till den ursprungliga frågan hur elektronisk upphandling kan vara ett stöd vid upphandling av komplexa kategorier.
För makroperspektivet skapar elektronisk upphandling inte automatiskt en mindre komplex leverantörsmarknad som är begränsad till bara några få användbara leverantörer. Däremot är det viktigt att belysa några frågor som kan vara av intresse och som behöver tas i beaktande:
- Köper vi denna produkt på rätt inköpsnivå? Borde vi undersöka möjligheten för upphandling av produkten på en sekundär nivå (komponentnivån) i stället för primärnivån (systemnivån)? Om det är ett genomförbart alternativ kan komplexiteten i utbudet av leverantörer minskas radikalt i de flesta fall.
- När ska vi lansera nästa generation av produkten? Det är viktigt att understryka möjligheten för upphandling av viktiga produkter medan det fortfarande finns utrymme för flexibilitet, ur ett upphandlingsperspektiv. För många material behöver upphandlingen göras flera år före det planerade lanseringsdatumet för att materialet ska hinna testas och godkännas internt. Det är ett vanligt tillvägagångssätt inom fordonsindustrin.
- Gör våra aktuella specifikationer att marknaden begränsas på något sätt? Det kan handla om leverantörers immateriella rättigheter, använda patent, material i produkten och så vidare. Om så är fallet, vad händer om vi använder en annan teknik i stället?
För mikroperspektivet, som också är inriktat på konkurrensutsatt budgivning, lämpar sig elektronisk upphandling mycket väl. Däremot finns några funktioner som inte är gemensamma för alla leverantörer av elektronisk upphandling som finns tillgängliga på marknaden men som ändå är mycket viktiga när de komplexa dimensioner som beskrivits ovan ska minskas. Fäst extra uppmärksamhet vid följande funktioner:
§ Möjligheten att skapa ett flexibelt budområde (köparen definierar – leverantören svarar). Det är viktigt att kunna återspegla alla budområden som har använts (eller som du vill ska användas) för en specifik kategori. Det bör absolut vara mer än bara valutan för budområdet. Det kan handla om ledtider (heltal eller med decimaler), ja- och nej-frågor som skiljer originalprodukter från erbjudanden om ersättningsprodukter, textfält med leverantörens referensnummer för produkten och så vidare.
§ Beräkning av totalkostnad. De mer avancerade programmen för elektronisk upphandling har formelfunktioner på samma sätt som Microsoft Excel (med operatörer samt logiska och matematiska funktioner) för anbudsfälten. Det gör att du kan göra samma beräkningar för totalkostnad som tidigare.
§ Introduktionen av optimeringsfunktioner för beslutsstöd har medfört ett paradigmskifte för inköpare som kan slutföra analyser på några timmar i stället för flera dagar eller veckor som förut. Det går också att inkludera annat än priskriterier, leveransbegränsningar och urvalsscenarion med "vad händer om"-analys när olika begränsningar tillämpas, som kvantitet, delade beställningar, antal leverantörer, specifika leverantörskostnader (t.ex. engångskostnader för bearbetning) kostnad vid byte av leverantör, antal leverantörer, ytterligare kommersiella incitament som differentierad prissättning, paketerbjudanden, volymrabatter och så vidare. Följden blir ett optimerat resultat och avvägningarna för vissa begränsningar kan enkelt tas fram. Det här utgör grunden för upphandlingsbeslut som bygger på fakta.
§ En anledning till att resultaten blir bättre med elektronisk upphandling är möjligheten att hantera ett stort antal leverantörer genom hela processen. Det är lika enkelt eller svårt att hantera en som 50 leverantörer samtidigt. Alla data samlas in i ett enhetligt format. Även offlineanalyser i exempelvis Excel kan exporteras från programmet, i tillägg till de avancerade optimeringsfunktioner som finns online.
Sammanfattningsvis lämpar sig elektronisk upphandling mycket väl vid upphandling av komplexa kategorier och möjligheterna blir ännu fler när antalet artiklar, leverantörer, budområden och begränsningar är många. Det är inte ovanligt med upphandlingsprocesser med tusentals specificerade artiklar, 30-50 deltagande leverantörer, 5-15 olika budområden och 10-20 begränsningar som ska hanteras samtidigt. Det här är definitivt början till en ny era för inköpare.
