Make-or-buy - att göra det själv eller att köpa in - det är ett dilemma som många företag ställs inför. Och frågan blir allt viktigare när företag tvingas omvärdera befintliga processer, tekniker, tillverkning och tjänster och koncentrera sig på strategiska åtgärder på grund av den globala konkurrensen. För att göra problemet ännu mer komplext har företagen begränsade resurser och inte alltid råd att utföra allting själva.

Det här har lett till ökad medvetenhet om hur viktigt make-or-buy-beslutet är - det dilemma som företagen ställs inför när de måste välja mellan att behålla tekniker eller processer inom företaget eller köpa in sådant från en utomstående leverantör. Förmågan att fatta sådana beslut på ett strukturerat och rationellt sätt bidrar sannolikt till att förbättra hela företagets resultat. 

När det gäller elektroniska inköp är inte frågan om man ska göra det själv eller köpa in - utan i vilken utsträckning de elektroniska inköpen ska outsourcas.

Det är få företag som har lyckats med att göra allt inom ramarna för den egna verksamheten, från installation och underhåll av program till förändringshantering, lyckade lanseringar och underhåll av elektroniska leverantörskataloger. Ännu färre skulle våga påstå att totalkostnaden skulle ha blivit högre om de hade lagt ut en eller flera delar av de elektroniska inköpen på en partner eller tjänsteleverantör.

De nyckelområden som bör analyseras för eventuell outsourcing eller vid ett make-or-buy-beslut kan delas in i fyra grupper:

• Leverantörsaktivering
• Innehållsförädling
• Inköpsprocesser
• Integrering

Det finns en tydlig trend på marknaden att outsourca leverantörsaktivering, innehållsförädling och kataloger. Dessa är inte kärnverksamheter för de flesta företag. Svårigheterna uppstår vid inköpsprocesserna och behovet av integrering av grundsystem. De parametrar som bör undersökas för varje område är:

• Totalkostnad
• Programfunktioner och behoven i affärsprocessen
• Implementering och lanseringar

Totalkostnad

Elektroniska inköp är fortfarande relativt nytt hos de flesta företag. Därför är kostnaden för att införa och underhålla en komplett lösning ofta svår att uppskatta, eftersom inga tidigare data, riktlinjer eller kunskaper finns inom organisationen. De resurser som krävs för leverantörs- aktivering och kataloghantering underskattas ofta. De skapar ofta stora kostnader på grund av de stora mängder data och de interna och externa partner som ingår i processen.

Programfunktioner och behoven i affärsprocessen

De flesta av de grundläggande funktionerna i inköpsprogrammen ligger på en bra nivå, som arbetsflöden och stöd för affärsdokument. Den avgörande faktorn som företagen bör titta efter är funktionen för olika avroppsmetoder. Avropsfunktionerna, eller möjligheten att köpa in olika varu-/kategorigrupper via systemet påverkar avkastningen på projektet i hög grad, eftersom bara 30-50 procent av de riktade inköpen kan göras via den elektroniska standardkatalog som finns i de flesta program för elektroniska inköp. Det betyder med andra ord att systemet inte enbart bör kunna hantera kontorsmaterial utan också konsulttjänster, service, marknadsföring, tryck och andra varor som inte ryms i elektroniska standardkataloger. För dessa varugrupper krävs att systemet kan hantera e-formulär, paketerbjudanden för produkter, fritextbeställningar, elektroniska prisförfrågningar o.s.v. Om de här avropsmetoderna används blir det inte bara möjligt att sköta fler inköp via systemet utan det leder också till mer koncentrerade system och färre inköp utan avtal (t.ex. direkt i butik), där stora kostnadsbesparingar finns att hämta.

Implementering och lanseringar

Finns resurser och kunskaper tillgängliga i organisationen, eller finns det ett behov av externa resurser? När elektronisk upphandling införs och lanseras i en organisation är det vanligtvis första gången. Då kan hjälp utifrån spara tid och pengar i uppbyggnadsfasen - men kapaciteten att utföra lanseringen är minst lika viktig och förbises ofta, vilket leder till att många implementeringar fastnar i pilotfasen. Bristen på leverantörskataloger och funktioner för olika avropsmetoder minskar systemanvändningen och hastigheten på lanseringen. Avkastningen låter då också vänta på sig, eftersom en stor del av budgeten för projektet redan har använts i pilotfasen.

För- och motargument vid make-or-buy-beslut sammanfattas nedan: