Upphandlingschefens svåra uppgift del 3: Sälja e-inköp till organisationen

Ett av de stora problemen som inköpsorganisationer möter är hur de ska agera för att genera de faktiska besparingarna. Att synliggöra leverantörskontrakten är en av de större utmaningarna som inköpsorganisationer står inför i dag.

Jag tror att vi alla kan vara överens om att när det gäller inköp handlar det mycket om att få den övriga organisationen att börja använda dina avtal. Så, låt oss tänka på det som en försäljningsprocess.
Som för alla försäljningsprocesser behöver du ha en attraktiv produkt att marknadsföra för att kunna attrahera potentiella köpare. Och, när du har slutfört försäljningen måste dina kunder känna att de har gjort ett bra köp.

Så vad är det du säljer?

Dina avtal.

Och hur marknadsför du dem?

Med hjälp av en lättanvänd e-inköpslösning för hela företaget.

Vi har tidigare diskuterat strategiska inköp och hur du enklare ska kunna utföra upphandling för hela koncerngruppen (se IBX nyhetsbrev nummer 4 från 2007: /?id=3358), så låt oss direkt börja se på för- och nackdelarna med att implementera och börja använda en e-inköpslösning fullt ut.

Det finns två hörnstenar inom e-inköp som avgör ett e-inköpsinitiativs framtid: användbarhet och innehåll. De här två delarna är livsviktiga när det handlar om att generera efterlevnad för avtalen. Det finns givetvis en mängd faktorer som avgör efterlevnad, som partsengagemang, totalkostnad, stabil och väl genomförd strategisk upphandling samt hänsyn till lokala behov. Men när det handlar om att få så många användare som möjligt att börja använda e-inköp så handlar det i slutändan om användbarhet och innehållskvalitet.

Få alla dina kunder att börja använda e-inköpslösningen

Dina kunder, de anställda som ska använda inköpslösningen består av tre olika grupper:

1. de som är villiga att lära sig vad som helst

2. de som är villiga att lära sig sådant som är enkelt

3. de som konstant behöver hjälp

Statistiskt sett så fördelar sig användarna enligt diagrammet nedan. Knepet i det här sammanhanget är att försöka få så många som möjligt att hamna i segmentet ”villiga att lära sig sådant som är enkelt”.

Bild 1: De anställda - kunderna i e-inköpsinitiativet - kan statistiskt delas in i tre grupper med olika behov

Gruppen med ”villiga att lära sig vad som helst” är tidiga användare som snabbt börjar använda ny teknik och som börjar använda vad som helst - även om det har ett förvirrande användargränssnitt eller inte har något relevant innehåll. Men, de är ett undantag. De flesta användare hamnar i kategorin ”villiga att lära sig sådant som är enkelt”, och de börjar använda produkter om de tycker att det är tillräckligt enkelt. De har goda webbkunskaper och förväntar sig att alla webbaserade lösningar ska vara lika enkla att använda som Google.com, samtidigt som innehållet har samma kvalitet, flexibilitet och genomsynlighet som Amazon.com. Slutligen har du gruppen ”behöver konstant hjälp”. Den här gruppen har få medlemmar, men de är högljudda och kan stjälpa projektet, även om det inte finns några egentliga problem. För att få även den gruppen att börja använda e-inköpslösningen måste den innehålla tjänster som tjänster för att köpa in för någon annans räkning och inköp med hjälp.
Som visas i bilden nedan finns det mycket att vinna på att öka efterlevnaden för avtalen.

Bild 2: Minskning av kostnaderna och efterlevnad hänger ihop när det gäller att leverera slutresultaten.
 

Fördelning av inköp för indirekt material och indirekta tjänster

Men, ett enkelt och lättanvänt användargränssnitt med tillgängliga supporttjänster är bara en del. Lösningen måste även kunna användas för olika avropsmetoder. Traditionellt så var e-inköpslösningar fokuserade på kataloginköp. Problemet är att endast cirka 25-35 % av ett företags behov kan köpas med hjälp av kataloger. För resten av inköpen måste det finnas alternativa avropsmetoder, som användardefinierade formulär, produktpaket, offerter, tidsbaserade inköp samt prenumerationer.

Bild 3: Fördelning av indirekt material och indirekta tjänster per kategori. Endast 32 % av de totala inköpen kan köpas med hjälp av traditionella kataloger. För de återstående 68 % krävs mer avancerade avropsmetoder.

Varför innehållskvalitet spelar roll

Tänk dig att du är anställd. Du måste ha hjälp med ett projekt, och behöver en konsult omedelbart. Men oavsett vad du gör så hittar du inget när du söker i e-inköpslösningen. Så vad gör du? Du lyfter på telefonen och ringer upp en bekant på den lokala konsultfirman. Du bryter mot företagsreglerna, men jobbet blir gjort, och det är det enda som spelar roll. Eller är det det?

Innehållskvalitet och avancerade avropsmetoder hänger ihop. Båda är lika viktiga för inköp och för att få dina kunder (dina anställda) att börja använda e-inköpslösningen.

Sökmotorn kommer endast att hitta sådant som är tillgängligt - och om kvaliteten på innehållet är dålig spelar det ingen roll hur bra sökmotorn är, för den kommer ändå inte att hitta något.

Att se till att dina leverantörer tillhandahåller rätt innehåll kan vara svårt - men det behöver inte vara det. Med hjälp av katalogutvärderingar kan du få information om kvaliteten på en leverantörs innehåll jämfört med de bästa inom samma bransch. Katalogutvärderingarna innehåller också tydliga och värdefulla råd om hur du kan förbättra innehållskvaliteten, vilket även är ett beprövat sätt att öka intäkterna - vilket i sin tur är en drivfjäder för leverantörerna. ´

Innehållskvalitet är inte bara ett leverantörsproblem. Dålig innehållskvalitet kan få ett e-inköpsinitiativ att gå i stå eller helt stjälpa det. Det första intrycket är viktigt, och om användarnas upplevelse av e-inköpslösningen är dålig finns det en stor risk att de inte fortsätter använda den av egen kraft.

Slutanvändaralgoritmen

Intuitivt användargränssnitt + funktioner för olika typer av avrop + innehåll av god kvalitet = nöjda kunder.

Nöjda kunder är det bästa sättet att få dem att fortsätta handla, och det är det du behöver för att lyckas med din e-inköpsimplementering.

Pontus Björnsson, Country Manager, IBX Sverige