Tehokas ostaminen – yhteinen tavoite Toiminnan tehostaminen on lähes jokaisen muutosprosessin vaikuttimena tavalla tai toisella. Luontainen muutosvastarinta ja ajatus työmäärän lisääntymisestä eivät kuitenkaan ole hedelmällisintä maaperää tehostamisprosessien läpiviemiseksi. Entäpä jos tavoitteena on vähentää kaikkien osapuolten työmäärää ja järkevöittää kaikkien toimintaa. Kuka sellaista voisi vastustaa?
 Hankinnan analysointiongelmista virtaviivaiseen ostamiseen
Mitä, mistä ja mihin hintaan? Yksinkertaistaen ostamisen ongelmat ovat lueteltavissa näillä kolmella kysymyksellä ja ostopäätös on näiden kysymysten vastaus. Tällaisia ostopäätöksiä tehdään meillä Skanskassa vuosittain valtava määrä. Meillä on parikymmentä päätoimista hankkijaa, mutta noin 500 henkilöä tekee sivutoimisesti ostoksia työhönsä liittyen. Tällainen hankintakenttä ei ole ihan helppo hallittavaksi.
Selvitimme erääseen toimitusketjuprojektiin liittyen vuoden 2004 ostoja, emmekä kyenneet löytämään tyydyttäviä vastauksia kappaleen alussa mainittuihin peruskysymyksiin. Mitä olimme ostaneet, mistä ja mihin hintaan? Ostokäyttäytymisemme analysointi törmäsi odotettuihin ongelmiin ja edellä mainittujen kysymysten sijaan jouduttiin kysymään: Miten ostamme ja millä työkaluilla?
Projektikohteisten hankintojen ongelma oli ratkaistu jo aikaisemmin järjestelmätyökalulla, joka kantaa nimeä Hanska. Vakio- ja luettelotavaroiden ostamisen suhteen hakeuduimme prosessiin, joka johti IBX:n tarjoaman tilausjärjestelmän käyttöönottopäätökseen. Tämän työkalun nimesimme "isoveljensä" nimeä myötäillen enSkaksi.
Hyvä projektisuunnitelma mahdollisti haasteelliset tavoitteet
Lähtökohtana enSka -projektillemme olivat Skanskan muissa pohjoismaisissa yksiköissä toteutetut IBX -projektit. Jo toteutetut projektit antoivat arvokasta tietoa käyttöönoton haasteista sekä tavoitteista. Varsinaisen pohjan käyttöönotolle antoi kuitenkin IBX:n projektihenkilöiden kanssa yhteistyössä laatimamme projektisuunnitelma. Skanskan projektipäällikkö Olli-Matti Nurmi sekä IBX:n projektikonsultti Taru Tuukkanen asettivat erittäin haasteelliset tavoitteet sekä toimittajien aktivoinnille että tuotantohenkilöstömme kouluttamiselle. Projektihenkilöt sitoutuivat jo suunnitteluvaiheessa omiin tehtäviinsä ja saivat vaikuttaa tavoitteiden laatimiseen. Olli-Matin ja Tarun toimittajakentän tuntemus sekä projektinhallintakokemus olivat kuitenkin ne kulmakivet, jotka mahdollistivat projektisuunnitelman realistisuuden.
Toimittajat vastasivat haasteeseen
Rakennamme ja kehitämme ympäristöä asumiseen, työskentelyyn, liikkumiseen ja vapaa-aikaan. Teemme sen yhdessä toimittajiemme kanssa. Toiminnankehittämistavoitteemme ovat koko yhtiömme historian ajan vaatineet panostuksia myös toimittajatahoiltamme. Jälleen kerran jouduimme haastamaan heidät mukaan kehityksen kärkeen ja panostamaan yhteisen toimintamme parantamiseen. Tähän haasteeseen toimittajamme vastasivat poikkeuksetta.
Se luetteloiden laatimistyö sekä oman henkilöstön sitouttaminen, jonka toimittajat ovat projektiimme liittyen tehneet, on sujunut silmiinpistävän innostuksen vallitessa. Kaikesta päätellen jaamme toimittajiemme kanssa yhteisen näkemyksen siitä, miten toimimme tulevaisuudessa ja mitkä ovat ne haasteet, joihin joudumme yhdessä vastaamaan.
Tehokkaan tunnistavat kaikki
Skanskan sisäisistä haasteista eräs merkittävimpiä oli henkilöstön motivoiminen ja kouluttaminen. Koska kyseessä on merkittävä toimintatapojen muutos, oli koulutusten suunnittelussa motivoinnilla erityinen painopiste. Olemassa olevan ongelmakentän hahmottaminen sekä valittujen ratkaisujen ymmärtäminen katsottiin ensiarvoisen tärkeäksi muutoksen onnistumisen kannalta.
Koulutukset suoritettiin noin 10 hengen pienryhmäkoulutuksina noin kolmen kuukauden aikana. Kouluttajiksi valittiin omaan henkilökuntaan kuuluvia, tuotannon asiantuntijoiksi katsottuja henkilöitä.
Koulutusten yhteenvetoraporteista voidaan päätellä, että vaikka ongelmakentästä joitakin mielipide-eroja olisi löydettävissäkin, ratkaisusta oltiin yksimielisiä. enSka koetaan tarpeelliseksi ja järjestelmänä toimivaksi.
Olemme alkutaipaleella - haasteita riittää
Olemme Skanskassa kouluttaneet noin 600 tuotannon toimihenkilöä ja aktivoineet noin 70 toimittajaa tekemään luettelonsa. Koulutuksia on pidetty noin 60 ja toimittajatilaisuuksia aloituspalavereineen noin 100. enSka on ollut helmikuun alusta asti tuotantokäytössä ja toimittajien luetteloista yli puolet on valmiina ja ostaminen käynnissä. Järjestelmän kehittäminen ja ylläpito on suunniteltu ja resurssit olemassa. Paljon on tapahtunut sen jälkeen kun projekti viime elokuun alussa käynnistyi.
Olemme kuitenkin alkutaipaleella toimitusketjumme kehittämisen suhteen. Vuoden aikana käyttöön otettu työkalu tuottaa meille kuitenkin tehokkaamman ostamisen lisäksi myös sen tiedon jota tosiasioihin perustuva päätöksenteko edellyttää tänään ja tulevaisuudessa. Hyvistä päätöksistä hyötyvät kaikki.
Jarkko Tapio / Skanska Talonrakennus Oy
| 