Inköpschefens utmaning nr. 4: Skapa en stark koppling från inköp till betalning

Som vi alla känner till är fakturamatchning, oavsett om det är en tvåvägsmatchning (inköpsorder till faktura) eller en trevägsmatchning (inköpsorder till faktura till leveranssedel) en tidskrävande, arbetsintensiv process med stor risk för fel som nästan tigger om att automatiseras. Det är inte bara ett problem på köparsidan - betalningsrutiner är lika klumpiga för leverantörer som de är för köpare. Den dåliga synligheten innebär dålig spårbarhet, det i sin tur innebär en högre risk för att icke godkända ordrar slinker igenom. Det finns många faror med processen och med dagens strikta syn på företagsstyrning är det här ett stort problem för många företag.

Så, vad är lösningen? Varför är det så många som fortfarande släpar efter om det här är ett så pass utbrett problem? Att koppla inköp och betalningar är värdefullt på många sätt, så det borde inte vara så svårt att få befogenhet att göra det.

Besparingar i inköps- och betalningsprocesserna, transparens på kostnaderna, säkerställd avtalsefterlevnad och kontroll på alla inköp. Genom att koppla de här två processerna uppnår du ännu bättre resultat.

Det finns givetvis ett antal problem som du måste övervinna för att lyckas.

Problem 1: Avtal- och processefterlevnad

Många upphandlingsfunktioner har problem med avtalsefterlevnad och har svårt att få avtalen att användas internt (av slutanvändarna). Vad många inte inser är att det krävs efterlevnad för inköpsprocessen innan man kan börja se fördelarna med avtalsefterlevnad. Det är i det sammanhanget som det kan hjälpa att koppla samma inköps och betalningsprocessen.

Ett trubbigt men väldigt effektivt sätt är metoden ”ingen inköpsorder, ingen betalning”. Vi har sett många exempel där den här metoden har skakat om inköpsorganisationen och har gett leverantörerna de verktyg som krävs för att minimera antalet fakturatvister och andra rättsliga processer.
Den här metoden innebär att inga fakturor betalas om de inte har ett godkänt inköpsordernummer. I en fullständigt automatiserad process så avvisas eventuella felaktiga fakturor innan de når leverantörsreskontra och korrekta fakturor dirigeras genom alla delar av lösningen, vilket gör att hela avstämningen sker nästan automatiskt och att många aktiviteter med risk för fel undviks hos båda parterna.

Metoden ”ingen inköpsorder, ingen betalning” innebär också att slutanvändarna inte kan kringgå inköpsprocessen och att leverantörerna tvingar in slutanvändarna i e-inköpslösningen genom att kräva inköpsordrar.

Problem 2: Oklar organisation och oklart processägarskap

Tyvärr är många inköpsfunktioner separerade från redovisningsavdelningen i organisationsstrukturen. Det, tillsammans med en infrastruktur där ett antal olika lösningar används, försvårar överblicken över de totala utgifterna.

Det är svårt att säga exakt hur man på bästa sätt ska integrera e-inköp- och leverantörsreskontra om organisationen är osäker på vem som äger hela processen. Är det inköpschefen eller ekonomichefen, ingår båda i ledningsgruppen, tävlar de om intern status/internt erkännande?

En sak är i alla fall säker - för att få tillgång till fördelarna med två- eller trestegsmatchning och automatisering av inköpsordrar/fakturor måste alla vara medlemmar av samma grupp.

Problem 3: Brokig leverantörsbas

Att få leverantörerna att börja använda en e-inköpsprocess kan vara svårt ibland, men som vi beskriver i boken ”Purchasing Transformation” kan du använda dina leverantörer till att öka efterlevnaden samtidigt som du kopplar inköp och betalning. I ”Purchasing Transformation” introducerade Abdülkadir Tekin metoden ”jägare-flock-byte” och diskuterade hur man bör hantera leverantörer för att få dem entusiastiska över och börja använda e-inköpsprojektet.

För leverantörer innebär e-inköp att du som köpare kan leverera det du lovat (avtalet) för att se till att du köper den överenskomna volymen via en godkänd kanal.

Med de orderhanteringsverktyg som är tillgängliga kan till och med små leverantörer få del av värdet med att använda e-fakturor och inköpsmatchning - snabbare betalningar med mindre risk för fakturatvister. För redan integrerade och automatiserade leverantörer innebär e-inköp ännu mer automatisering, vilket i sin tur strömlinjeformar verksamheten ännu mer.

Att strömlinjeforma inköps- och betalningsprocesserna ger stora möjligheter för att minska kostnaderna för processerna. Dessutom får du större transparens på dina kostnader och ytterligare ett påtryckningsmedel för att uppnå avtalsefterlevnad. Om du inte redan har kopplat inköp och betalning finns det en ganska stor risk att du har missat ett bra sätt att sänka kostnaderna.

Pontus Björnsson, VP Sales Nordic