E-handelsframgång i Trondheim
Jan-Ivar Bjørnli, inköpschef på Trondheims kommun
Införandet av e-handel i Trondheims kommun är en stor framgång. En utvärdering dokumenterar både de ekonomiska vinsterna som kostnadskontroll för det fyra år långa projektet. Projektet är enligt rapporten genomfört som en utveckling av inköpsområdet och inte som ett IT-projekt. ”Det, tillsammans med ”tvingad” användning av e-handel, är enligt vår mening en av de viktigaste framgångsfaktorerna för projektet”, skriver rapportförfattarna. Men Trondheims kommun vill vidare: ”Vi har kommit igång med att förbereda ett projekt som gäller införande av e-fakturor”, säger Jan-Ivar Bjørnli, inköpschef på Trondheims kommun.
Slutrapporten från införandeprojektet "E-handel Trondheim kommune" har varit tillgänglig ett tag. Den är skapad av Idea bedriftsrådgivning AS på uppdrag av och i samarbete med inköpstjänsten för kommunen. Det totala årliga driftinköpet för kommunen är 700 miljoner NOK. 2005 stod kommunen för cirka 15 % av den totala e-handeln på marknadsplatsen ehandel.no. Ekonomiska vinster
De direkta ekonomiska vinsterna har varit knutna till två områden: ökad ramavtalslojalitet och omförhandling av befintliga avtal. Vinsten har varierat mellan12,3 till 17,6 miljoner NOK per år (inklusive moms). I rapporten anges det emellertid att de beskrivna ekonomiska effekterna inte ensamma beror på projektet eller på att e-handel använts som teknisk lösning. Det finns även andra faktorer som påverkar både lojalitetsutveckling och priser i samband med omförhandling av avtal. "Vi har ändå har funnit det rimligt att tillskriva projektet de nämnda effekterna då vi anser att införandet av e-handel har varit avgörande för den utveckling som har skett och de effekter som vi har identifierat", framgår det av rapporten. Nöjda ansvariga
Inköpschefen Jan-Ivar Bjørnli och ekonomichefen Snorre Glørstad på kommunen är båda nöjda med de resultat som har framkommit i projektrapporten. Kostnadsramarna har inte överskridits under de fyra år som projektet har pågått och resultaten är dokumenterade - och uppfyller dessutom mer än väl målen för projektet. Snorre Glørstad framhåller att det inte alltid är så att effektiviseringsprojekt uppvisar bra och konkreta resultat som dessutom är dokumenterade. "Det visar att vi är på rätt väg", säger han, "och utrullningen kommer att fortsätta för fullt". Leverantörerna var något tveksamma i början av projektet, men nu vill de flesta av dem använda e-handel - och ger oss dessutom rabatter om vi använder elektronisk handel, berättar Jan-Ivar Bjørnli. "Det i sig själv är en viktig framgångsfaktor", poängterar han.
Snorre Glørstad, ekonomichef på Trondheims kommun Förbud mot papper
Trondheims kommun började arbetet med e-handel med att avdelningarna fick använda verktyget frivilligt, men insåg efter ett tag att man inte skulle komma upp i en tillräckligt stor omsättningsvolym. Den 1 januari 2005 införde kommunen ett förbud mot att använda papper vid beställningar. Tack vare detta vände trenden och man uppnådde den önskade volymen. Jan-Ivar Bjørnli säger att det här förbudet i stort sett mottagits positivt bland de anställda, men att det har varit viktigt att ge användarna den kompetens som krävs för att kunna hantera verktyget och att inse nyttan av att använda det. För kommunen som helhet har den valda vägen varit en stor framgång. Projektet omfattar 220 avdelningar och cirka 1 100 användare. Det är 35 000–40 000 beställningar om året som nu skickas via Trondheims kommuns elektroniska inköpssystem som drivs av IBX Norge. "Vi har kommit igång med att förbereda ett projekt som gäller införandet av e-fakturor", fortsätter Jan-Ivar Bjørnli. "Vi börjar med att skanna fakturor och tar oss sedan steg för steg fram till fullständigt elektronisk hantering av fakturor. Vi planerar att börja redan under det här året. Det är först när vi har ett fullständigt e-handelssystem, det vill säga att hela kedjan från beställning till betalning av fakturor är elektronisk, som vi kan se de fördelar som hör ihop med de förenklade arbetsprocesserna." Ta ut vinster
När det handlar om att ta ut vinsterna är det i Trondheim en uppgift för de olika avdelningarna. Centraladministrationen sätter upp effektiviseringsmål och sedan är det upp till de olika avdelningarna att uppnå dessa mål. Effektivisering på inköpssidan ger vinster som avdelningarna får dra nytta av.
Snorre Glørstad pekar på en rad förutsättningar som måste vara uppfyllda för att den här typen av projekt ska lyckas:
"Något av det viktigaste är att ha en god förankring i kommunledningen. Det har vi här i Trondheim, då kommunledningen är inblandad i effektiviseringen av inköpen som är en ständigt återkommande fråga i debatten... En annan viktig förutsättning är att de som ska arbeta med att införa nya effektiviseringsverktyg, som e-handel, får tillräckligt med tid på sig. Resultatmålen måste vara tydliga, men tiden fram till rapportering måste vara realistisk", säger Snorre Glørstad, som dessutom poängterar att "heltäckande e-handel" är ett utmärkt verktyg för ekonomisk styrning och kontroll, samtidigt som det ger kunskap om inköp, bland annat som statistik.
Källa: www.ehandel.no
| 