SOX-samsvar – en mulighet for innkjøp  | | Hans Ahlinder,
administrerende direktør i IBX Group | Da Sarbanes-Oxley Act (SOX) ble innlemmet i den amerikanske lovgivningen i 2002, endret det amerikansk forretningsliv. Først ble det lagt merke til blant de som arbeider med økonomi og regnskap, men nå er fokuset på nesten alle delene av global forretningsdrift, fra personalavdelingen til IT og leveringskjeden. Men hvorfor har en lov, som ble vedtatt for å håndheve og gjenspeile utfallet av de store amerikanske finansskandalene på nittitallet, blitt så viktig i globale retningslinjer? Svaret er enkelt: Samsvar på alle områder gir muligheter for overordnet lønnsomhet gjennom effektiv administrasjon og effektiv kontroll. Likevel er det omfattende tvil å spore når det gjelder innkjøp, blant mange sluttbrukere angående hvor viktig innkjøpssamsvar er. Men du kan være sikker på at ingen av dem tviler på behovet for tidsrapportering for å motta lønningen. I Sarbanes-Oxley Act er paragraf 404, som omhandler intern kontroll, den paragrafen som har størst innvirkning, og som er viktigst når det gjelder innkjøp. Kort fortalt sier paragrafen at den øverste ledelsen må gjøre følgende: -
dokumentere intern kontroll -
rapportere status og effektivitet på slik intern kontroll -
utarbeide en rapport om intern kontroll som kan signeres av en revisor Er imidlertid SOX-samsvar bare et håndhevelsesverktøy som overvåker interne prosesser og rapportering? Ved å gå gjennom gjeldende forretningskontroller og prosesser kan selskaper ikke bare sikre SOX-samsvar, men også strømlinjeforme og automatisere prosesser som kan generere mer fremtidsrettet verdi enn bare bekreftelse på samsvar med Sarbanes-Oxley Act.
Fremtidsrettet tenkning og prosessautomatisering
Når det gjelder innkjøp, kan en slik fremtidsrettet holdning resultere i muligheten for identifiserte besparelser i elektronisk avtaleinngåelse som automatisk skal tas med i kontraktshåndtering, som igjen visualiserer avtalen for organisasjonen i løsningen for elektronisk avtaleinngåelse. Resultatet er en automatisert ende til ende prosess, uten tap av informasjonsintegritet, der hvert trinn kan måles og rapporteres, fra den strategiske avtaleinngåelsesprosessen til fakturahåndteringen. I senere år har flere lover blitt vedtatt over hele verden. Mange europeiske selskaper er oppmerksomme på og i samsvar med rammeverk som ITIL, eller standarder som ISO 17799 eller IFRS. Hvilken du velger å følge, har mindre å si. Det overordnede faktum er at samsvar av SOX-typen er en mulighet for å få retningslinjer på plass i leveringskjeden. Det er en mulighet som kan generere vesentlig mer verdi gjennom prosessautomatisering så vel som gjennom kostnadsbesparing som oppnås ved å synliggjøre selskapets avtaler. I bunn og grunn er kunnskapen om hvor viktig SOX-samsvar er, en mulighet til å heve statusen på innkjøpshåndtering. Og med en effektiv ende til ende innkjøpsløsning på plass kan påvirkningen fra innkjøp på sluttresultatet bli enda større. Hans Ahlinder, administrerende direktør i IBX Group | 