Supplier Order Management 3.0: Upgrade von WAT

Das Web Abrechnungs Tool (WAT) wird durch ein neues System, das Supplier Order Management (SOM) ersetzt. Es dient zum Empfangen und Verwalten von Bestellungen und zum Erstellen von Rechnungen.

Dies geschieht, um den Service, den IBX Ihnen als Lieferanten bietet, weiter zu verbessern und auszubauen.

Für Sie als Lieferant bedeutet dies, dass Sie ein leistungsfähigeres und nutzerfreundlicheres System zum Verwalten der Bestellungen und Rechnungen Ihrer Kunden erhalten.

Die neue Benutzermaske bietet erweiterte Funktionalität und mehr Funktionen. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren. Klicken Sie hier für mehr Information.
 

Fragen und Antworten

F: Was ist WAT, das Web Abrechnungs Tool?

A: Das Web Abrechnungs Tool ist eine webbasierte Softwarelösung von IBX, die von Lieferanten verwendet wird, um elektronische Rechnungen und Bestellungen zu verwalten. Hauptsächlich wird es für Lieferanten von Unternehmen eingesetzt, die AirPlus als Bezahlanbieter nutzen.

F: Warum wird das Web Abrechnungs Tool (WAT) durch Supplier Order Management (SOM) ersetzt?

A: Der Grund liegt darin, dass wir unseren Sellside-Kunden eine leistungsfähigere Lösung zur Verfügung stellen wollen. Für Sie als IBX Sellside Kunden bedeutet das, dass Sie künftig über eine schnellere und umfangreichere Lösung zur Verwaltung Ihrer Bestellungen und Rechnungen verfügen.

F: Was ist der Unterschied zwischen WAT und Supplier Order Management?

A: Die Kernfunktionalität ist die gleiche: Bestellungen sehen und Rechnungen erstellen. Die Benutzeroberfläche wurde komplett überarbeitet, um die Anwenderfreundlichkeit zu erhöhen. Außerdem gibt es einige zusätzliche Funktionalitäten wie zum Beispiel die erweiterte Suchfunktion, das einfügen eigener Kommentare, die mit anderen Benutzern Ihres Unternehmens geteilt werden können, sowie eine bessere Historie für Rechnungen, Gutschriften und Bestelländerungen.

F: Kann ich künftig mit dem WAT arbeiten?

A: Nein. Das WAT wird durch das Supplier Order Management (SOM) ersetzt. Bitte kontaktieren Sie den IBX Support, falls Sie keinen Zugriff auf das neue System haben.

F: Kann ich im SOM Rechnungen erstellen, die noch auf Bestellungen aus dem WAT basieren?

A: Ja. Alle Rechnungen und Bestellungen werden in das SOM migriert. Ihnen stehen alle Daten aus dem WAT in der neuen Lösung zur Verfügung.

F: Kann ich meine User ID und mein Passwort aus dem WAT weiterverwenden?

A: Nein. Falls Sie Ihre neuen Zugangsdaten noch nicht erhalten haben, wenden Sie sich bitte an den IBX Support.

F: Welche Sprachen unterstützt die neue Benutzeroberfläche?
A: Die Anwendung steht in Englisch, Deutsch, Französisch Schwedisch, Norwegisch, Dänisch und Finnisch zur Verfügung.

F: Ich bin bereits Anwender des Supplier Order Management. Was bedeutet das für mich?

A: Anwender der aktuellen Version des SOM werden kontaktiert, sobald die Migration zu SOM 3.0 erfolgt. 

Funktionen des Supplier Order Management

Mit dem Supplier Order Management können Sie die Anforderungen Ihrer Kunden optimal erfüllen, falls diese mit elektronischen Rechnungen und Bestellbestätigungen arbeiten. Die Lösung ermöglicht Ihnen außerdem schnellen Zugriff auf eingehende Bestellungen.

Bestellungen verwalten

Mit dem Supplier Order Management erhalten Verkäufern alle Bestellungen über IBX in ein zentrales Abwicklungstool.

Die Lösung kann so konfiguriert werden, dass automatisch eine e-Mail an eine vorher definierte e-Mail-Adresse versandt wird, sobald eine neue Bestellung eingeht bzw. wenn eine Bestellung abgeändert wird. Im Bestelleingang können Sie Filter anlagen, mit denen Sie schnell die gewünschten Bestellungen vorfinden.

Sie können mit dem SOM nun auch eigene Kommentare mit den Bestellungen verknüpfen (etwa für interne Informationen an Kollegen). Unter dem Reiter “History” werden sämtliche Rechnungen, Bestellungen, Bestätigungen und die verknüpften Kommentare für Sie archiviert.

Rechnungen verwalten

 
Sie können quasi per Knopfdruck eine Rechnung erstellen, die auf einer eingegangenen Bestellung basiert. Es können sowohl die komplette Bestellung, als auch einzelne Positionen in die Rechnung eingefügt werden. Die notwendigen Rechnungsinformationen werden automatisch aus der Bestellung auf die Rechnung übertragen. Die Rechnung kann sobald die Lieferung erfolgt ist automatisch erstellt und versandt werden. Die korrekte Mehrwertsteuer und andere Lieferanten-spezifische Daten werden automatisch hinterlegt. Jede Rechnung kann vor dem Versand manuell nachbearbeitet werden.

Sowohl Rechnungsentwürfe als auch verschickte Rechnungen können basierend auf verschiedenen Suchparametern gefunden und sortiert werden: Beispielsweise können Sie nach Datum, Rechnungsnummer oder Bestellnummer suchen. Gesendete Rechnungen können auch ausgedruckt und archiviert werden. Für die elektronische Archivierung können Sie die Daten auch im XML Format exportieren.

Bestellungs- und Rechnungsabgleich

Der Einkauf Ihres Kunden Regeln für den Abgleich von Rechnungen und Bestellungen definieren, die die automatische Freigabe der Rechnung ermöglichen. In diesem Fall können Sie eine Fehlermeldung erhalten, falls Ihre Rechnung nicht den entsprechenden Regeln entspricht (bzw. falsche Bestellnummer). Die Regeln können den Stückpreis, Einzelpositionen, Liefermenge und Rechnungssumme betreffen. Jede Regel kann bestimmte Toleranzwerte umfassen.